Informace o ochraně osobních údajů uživatelů služeb

Charity Přelouč

Tímto dokumentem Vám poskytujeme informace o ochraně osobních údajů a Vašich právech souvisejících se zpracováním Vašich osobních údajů v organizaci Charita Přelouč. Při zpracování osobních údajů se řídíme právními předpisy, zejména Nařízením evropského parlamentu a rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) účinné od 25.05.2018, dále jen „nařízení GDPR“ a zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů. Zpracování osobních údajů probíhá vždy pouze v rozsahu daném konkrétní službou nebo účelem zpracování.

Kdo je správcem Vašich osobních údajů?

Správcem Vašich osobních údajů je Charita Přelouč prostřednictvím svých středisek. Vaše údaje zpracovává to středisko, jehož jste klientem. Pokud jste klientem více středisek, zpracovává každé středisko pouze ty údaje, které se týkají jejich služby, jíž jste klientem. Správce Vaše údaje zpracovává, disponuje jimi a nese odpovědnost za jejich řádné a zákonné zpracování. Vůči správci můžete uplatňovat svá práva způsobem uvedeným níže.

Kontaktní osoba: Mgr. Ing. Zdenka Kumstýřová, ředitelka

Adresa sídla správce: Charita Přelouč, Masarikovo náměstí 48, 53501 Přelouč

 ID datové schránky: j3s8rf8

e-mail: zdenka.kumstyrova@prel.hk.caritas.cz 

telefonní kontakt:+420 731 402 371 

Charita Přelouč nejmenuje pověřence pro ochranu osobních údajů              

Jaké osobní údaje zpracováváme?

Zpracováváme osobní údaje, které získáme od Vás na základě žádosti o poskytnutí sociální služby, v rámci osobního jednání s Vámi jako zájemcem o sociální službu či při samotném uzavírání smlouvy (dohody) nebo na základě informací a dokumentů poskytnutých Vámi v souvislosti se smlouvou (dohodou). Jedná se zejména o:

• Adresní a identifikační údaje: jméno, příjmení, přezdívka, titul, datum narození, věk, adresu trvalého pobytu, státní občanství, pohlaví
• Kontaktní údaje: kontaktní adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa
• „Klientské“ údaje: o poptávaných službách a pomoci, o poskytnutých službách a pomoci a jejich průběhu, včetně informací o věku, o zdravotním stavu, rodinné situaci, zaměstnání, výše příjmů, školní prospěch.
• Zvláštní kategorie osobních údajů (dříve citlivé údaje) – tyto údaje od Vás požadujeme pouze tehdy, vyžaduje-li to situace a je-li to pro poskytování služby nutné (např. nemoci, zdravotní stav, etnikum)

Zpracováváme osobní údaje v rozsahu, ve kterém nám byly Vámi poskytnuty a které vznikají za trvání poskytování služby. Dále zpracováváme osobní údaje, které jsme oprávněni či povinni si sami zjišťovat na základě právní povinnosti či Vašeho souhlasu.

Osobní údaje můžeme získat i od pracovníků orgánů sociálně právní ochrany dětí (středisko Podpora rodiny – sociálně aktivizační služby, NZDM Jakub klub).

K osobním údajům můžeme přiřazovat také adresní a identifikační údaje jiných osob, které se účastní poskytování služby (např. děti, rodinní příslušníci, opatrovníci).

Všechny osobní údaje zpracováváme v nezbytném rozsahu.

Jste povinni nám osobní údaje předávat?

Osobní údaje, které nám předáváte na základě souhlasu, jsou dobrovolné a souhlas můžete kdykoliv odvolat.

Osobní údaje, které jsou nezbytné pro plnění smlouvy, pro plnění našich právních povinností nebo pro ochranu našich oprávněných zájmů, od Vás vyžadujeme. Pokud nám takové údaje neposkytnete, nemůžeme Vám službu poskytnout.

Proč (k jakému účelu) zpracováváme Vaše osobní údaje?

Charita zpracovává osobní údaje zejména z právního titulu (a za účelem):

• plnění zákonných povinností poskytovatele sociálních služeb, a u citlivých „klientských“ údajů z titulu a za účelem poskytování sociální nebo zdravotní péče či z titulu ochrany životně důležitých zájmů subjektů údajů nebo jiných fyzických osob (předejití vzniku újmy na životě, humanitární účely);
• plnění zákonných povinností daňového subjektu – např. za účelem evidence darů, zasílání potvrzení o darech;
• plnění zákonných povinností správce jako zaměstnavatele
• plnění fakultativních činností (půjčovna kompenzačních pomůcek)
• oprávněných zájmů správce – např. za účelem vedení interní statistiky dárců, propagace činnosti Charity, včetně adresného informování dárců o dalších možnostech podpory a pořádaných akcích,
• souhlasu subjektu údajů se zpracováním – zejména u používání fotografií klientů a dárců za účelem propagace činnosti Charity.

Povinnost zpracovávat Vaše osobní údaje nám stanoví řada právních předpisů, např.:

• zákon č. 108/2006 Sb., o sociálních službách, ve znění pozdějších předpisů,
• vyhláška č. 505/2006 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 108/2006 Sb.,
• zákon č. 359/1999 Sb., o sociálně-právní ochraně dětí, ve znění pozdějších předpisů,
• zákon č. 262/2000 Sb., zákoník práce
• č. 89/2012 Sb., občanský zákoník

Koho osobní údaje zpracováváme?

Zpracováváme osobní údaje:

• zájemců o sociální službu,
• uživatelů sociální služby,
• dalších osob, které se účastní poskytování služby (např. děti, rodinní příslušníci, opatrovníci, pěstouni, učitel, lékař.)

 Od koho osobní údaje získáváme?

Zpracováváme osobní údaje, které získáme od Vás (zájemců / uživatelů služby) jako subjektu osobních údajů a dále které si vytváříme sami svoji činností.

V případech, kdy je to k dosažení účelu zpracování Vašich údajů nezbytné, doplňujeme o data od dalších zdrojů třetích stran (např. lékaři, školy, orgány sociálně právní ochrany dětí, Policie ČR, atd.).

Kdo má k osobním údajům přístup

Kromě zaměstnanců Charity Přelouč mohou být Vaše osobní údaje zpřístupněny i dalším osobám, ale pouze v případě, že jim bude svědčit zákonný důvod pro přístup k těmto osobním údajům (např. orgány činné v trestním řízení, kontrolní orgány se zákonným zmocněním pro přístup k informacím, OSPOD, soud) nebo pokud to bude nezbytné pro ochranu našich práv (např. soudní řízení).

Komu Vaše osobní údaje předáváme (příjemci osobních údajů)?

Vaše osobní údaje předáváme pracovníkům orgánu sociálně právní ochrany dětí, Úřadu práce ČR – Krajská pobočka v Pardubicích, jak nám ukládá zákon č. 359/1999 Sb., o sociálně-právní ochraně dětí, ve znění pozdějších předpisů.

Sdílet Vaše osobní údaje s dalšími osobami můžeme také na základě Vašeho souhlasu. Způsob, podmínky a rozsah předávání Vašich osobních údajů třetí straně je vždy v souhlasu specifikován.

Do zahraničí Vaše osobní údaje nepředáváme.

Jak zpracováváme a chráníme Vaše osobní údaje?

Zpracování osobních údajů provádějí pouze zaměstnanci správce na pracovištích jednotlivých středisek. Ke zpracování dochází prostřednictvím výpočetní techniky v elektronické podobě a dále i v listinné podobě za dodržení všech bezpečnostních zásad pro zpracování osobních údajů.

Za tímto účelem přijala Charita Přelouč technickoorganizační opatření k zajištění ochrany osobních údajů.  

Všichni zaměstnanci, kteří mají přístup k osobním údajům, jsou povinni zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech, o kterých se v souvislosti s výkonem práce dozví. Tato povinnost platí i po skončení pracovního poměru zaměstnance.

Doba uložení osobních údajů

Osobní údaje zpracováváme po dobu nezbytně nutnou k zajištění vzájemných práv a povinností, které vyplývají ze smlouvy (dohody), to znamená minimálně po dobu trvání smlouvy a dále pak po dobu, po kterou jsme povinni/oprávněni ty které údaje uchovávat.  

Dokumenty ukládáme v souladu s vydaným Skartačním plánem správce.

Dokumenty služeb ukládáme po dobu 5 let resp. 10 let (SAS) od ukončení poskytování služby. Doba začíná běžet 1. lednem roku následujícího po roce, ve kterém došlo k ukončení služby. Po uplynutí této lhůty jsou dokumenty a data zlikvidována.

Osobní údaje, které zpracováváme na základě Vašeho souhlasu, uchováváme po dobu, na kterou nám byl souhlas platně udělen.

Jaká máte práva?

 Máte následující práva, která se týkají ochrany Vašich osobních údajů:

• právo na přístup k osobním údajům dle čl. 15 GDPR, tedy na informaci, zda jsou Vaše osobní údaje zpracovávány, a na informace o tomto zpracování (o kategoriích zpracovávaných osobních údajů, účelech zpracování, příjemcích atd.); a na přístup ke svým osobním údajům. Správce je povinen bezplatně poskytnout pouze první kopii zpracovávaných údajů. Informace musí být poskytnuta neprodleně a nejpozději do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Tuto dobu lze prodloužit dobu na zpracování o další dva měsíce, pokud se jedná o složitý nebo četný požadavek. Správce musí subjekt údajů informovat o této skutečnosti včetně vysvětlení důvodu prodloužení lhůty;
• právo na opravu nepřesných či doplnění neúplných osobních údajů dle čl. 16 GDPR – tím však není dotčeno právo Charity ponechat si tzv. historická, tj. neaktuální data v nezbytném rozsahu (např. pro účely daňových kontrol nebo kontrol v oblasti sociálního pojištění). Pro správce platí stejné lhůty jako v písm. a);
• právo na výmaz („právo být zapomenut“) osobních údajů ve stanovených případech dle čl. 17 GDPR, např. z důvodu, že osobní údaje již nejsou potřebné pro účely zpracování, nebo subjekt údajů odvolá souhlas se zpracováním a neexistuje další právní titul, nebo zpracování je v rozporu s právní úpravou či výmaz je nezbytný ke splnění zákonné povinnosti. Charita nemusí žádosti subjektu údajů vyhovět, je-li naplněna některá z výjimek, např. je-li další zpracování nezbytné pro splnění zákonné povinnosti, splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo uplatňování právních nároků;
• právo na omezení zpracování osobních údajů ve stanovených případech dle čl. 18 GDPR, tj. aby osobní údaje byly pouze uchovávány a nebyly jinak zpracovávány z důvodu, že subjekt údajů namítá nepřesnost údajů, nebo zpracování je v rozporu s právní úpravou, nebo Charita nepotřebuje osobní údaje, ale subjekt údajů je požaduje pro uplatnění právních nároků, či subjekt údajů vznesl námitku proti zpracování (dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody Charity na zpracování převažují nad právy subjektu údajů) – Charita je oprávněna osobní údaje navzdory omezení zpracovávat se souhlasem subjektu údajů, pro uplatnění právních nároků, z důvodu ochrany práv jiné osoby či z důvodu důležitého veřejného zájmu;
• právo na přenositelnost osobních údajů dle čl. 20 GDPR, tj. na získání svých osobních údajů ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, nebo na jejich předání jinému správci údajů – toto právo se týká osobních údajů, které Charitě poskytl subjekt údajů a které Charita zpracovává automatizovaně na základě souhlasu subjektu údajů nebo pro účely plnění smlouvy;
• právo vznést námitku proti zpracování dle čl. 21 GDPR – znamená, že pokud nedostanete možnost uplatnit některé ze svých práv, třeba právo na výmaz, tak máte právo vznést námitku. Námitku můžete vznést proti zpracování osobních údajů z titulu oprávněných zájmů Charity nebo z titulu plnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo výkonu veřejné moci, kterým je Charita pověřena. Charita osobní údaje dále nezpracovává, dokud neprokáže závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad zájmy či právy subjektu údajů;
• právo nebýt předmětem automatizovaného individuálního rozhodování včetně profilování s právními nebo obdobnými účinky dle čl. 22 GDPR, pokud pro Vás má toto rozhodnutí právní účinky nebo se ho obdobným způsobem významně dotýká; správce neprovádí automatizované individuální rozhodování včetně profilování.
• Subjekt údajů má právo podat stížnost u dozorového úřadu, tj. v rámci České republiky u Úřadu pro ochranu osobních údajů ČR, aniž jsou dotčeny jiné prostředky ochrany, domnívá-li se, že zpracování jeho osobních údajů je v rozporu s právní úpravou.

Úřad na ochranu osobních údajů ČR

Pplk. Sochora 27

170 00  Praha 7

Telefon: 234 665 111

E-mail: posta@uoou.cz  

 Subjekt údajů má právo kdykoliv odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů, aniž je dotčena zákonnost dřívějšího zpracování osobních údajů.

• Jednotlivá střediska mají zpracovány podrobné a srozumitelné informace pro zájemce / uživatele dané sociální služby, které zájemce /uživatel dané sociální služby obdrží v listinné podobě před zahájením jejího poskytování.

V Přelouči dne 22.05.2018

Mgr. Ing. Zdenka Kumstýřová

ředitelka